Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2. Grundsätze der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies gesetzlich erlaubt ist oder die betroffene Person eingewilligt hat. Wir erheben nur die Daten, die tatsächlich benötigt werden (Datensparsamkeit, Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO).

EinfachFilter ist eine selbst gehostete Anwendung für Serveradministratoren. Es werden keine Tracking-Skripte eingesetzt und keine Daten an externe Werbedienste oder Analyse-Dienste übermittelt.

3. Hosting und Server-Log-Dateien

Die Webanwendung wird auf einem Server betrieben, der vom jeweiligen Betreiber (Lizenznehmer) selbst administriert wird. Der Webhoster erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Name und URL der abgerufenen Datei
• Referrer-URL (zuletzt besuchte Seite)
• Verwendeter Browser und Betriebssystem
• HTTP-Statuscode und übertragene Datenmenge

Diese Daten werden zur Sicherstellung des technischen Betriebs verarbeitet (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Aufrechterhaltung des Betriebs und der Sicherheit). Die Log-Dateien werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine konkrete Notwendigkeit für eine längere Aufbewahrung besteht (z. B. Missbrauchsverdacht).

4. Session-Cookies

Die Webanwendung setzt ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies (Laravel-Session-Cookie). Diese Cookies sind zwingend erforderlich, um den eingeloggten Zustand zu verwalten und CSRF-Schutz zu gewährleisten. Sie enthalten keine personenbezogenen Daten und werden nach Beenden der Browser-Sitzung gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der sicheren Bereitstellung der Anwendung). Es werden keine Tracking- oder Analyse-Cookies eingesetzt.

5. Verarbeitung von E-Mail-Metadaten

EinfachFilter verarbeitet E-Mail-Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, IP-Adresse des einliefernden Servers, Score-Werte) zum Zweck der Spam-Erkennung und -Protokollierung. Diese Daten werden in der Datenbank des selbst gehosteten Systems gespeichert.

Der vollständige E-Mail-Inhalt (RFC-822-Rohformat) wird ausschließlich für E-Mails in der Quarantäne gespeichert, um eine spätere Freigabe zu ermöglichen. Nicht unter Quarantäne gestellte E-Mails werden inhaltlich nicht gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse des Betreibers an der Erkennung und Abwehr unerwünschter E-Mails).

6. Optionale KI-Prüfung (IONOS AI)

Wenn die KI-Analyse aktiviert ist, werden Betreff und ein Auszug des E-Mail-Textes (maximal 2.000 Zeichen) zur Auswertung an die IONOS AI REST-API übermittelt. In diesem Fall gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von IONOS. Der Betreiber des Systems ist verpflichtet, hierüber die Nutzer des Systems zu informieren.

Die KI-Funktion kann in den Einstellungen jederzeit deaktiviert werden.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten Daten (E-Mail-Adresse, Name, Nachricht) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Anfragen).

8. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet nicht statt, außer:

• Sie haben ausdrücklich eingewilligt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO),
• es besteht eine gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),
• die Weitergabe ist zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
• die optionale IONOS-AI-Funktion ist aktiviert (siehe Abschnitt 6).

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Der Betreiber der Instanz kann in den Einstellungen einen automatischen Lösch-Zyklus für Mail-Logs konfigurieren.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkungsrecht (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: E-Mail-Kontakt.

11. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Hamburg ist:

12. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.